Relations de presse via le Web
 

De l’importance d’offrir une rubrique/section de presse sur son site
 

La majorité des journalistes ont aujourd’hui accès au Web…

• Ils s’en servent pour la recherche

• Pour préparer de l’information contextuelle

• Pour visiter un site institutionnel avant d'appeler une personne-ressource

• Pour trouver de nouvelles idées d’articles ou de "pitch" à l'éditeur (50% en 2000, 30% en 99)*

• Dans le cas d'une crise, le Web et le courriel deviennent des outils essentiels...

*Étude Ross/Middleberg 1999
 

Une rubrique « Médias » ou « Presse » devient un «  must ».
 

• Sur la première interface du site

• Avec des archives de tous les communiqués

Exemples :

Smith Micro
http://www.smithmicro.com/press/press_main.tpl

Université de Montréal
http://www.umontreal.ca/medias/index.htm

Domtar
http://www.domtar.com/domtar/french/newsrel.htm
 
 
 

Hydro-Québec est allée encore plus loin en concevant un site dédié entièrement aux médias à l’occasion de son congrès international de l'an 2000
 

http://www.electricity2000.net/
 
 

Autres outils Internet à la disposition des journalistes
 
 

• Les listes de distribution : bulletin et newsletters (Opt-in)

• Les groupes de discussion : Newsgroups du Usenet ou par courrier électronique ou en version Web

• Les chats spécialisés : pour tâter le pouls de la population sur des sujets variés.

Généralement, les journalistes accordent peu de crédibilité à ces deux dernières sources, mais...

Pour ce qui est de la méthode du opt-in, les journalistes américains l'apprécient de plus en plus car ils la contrôlent...
 
 

La nature archivistique de l'Internet vient modifier nos "idées reçues" en relations de presse...
 

Le communiqué sur le web : vers 2 types d'utilisation
 

• Push (celui qu'on envoie aux médias) en ligne(courriel) ou hors-ligne

• Pull ( celui qu'on dépose sur son site Web) : investisseurs, analystes, grand public et journalistes

Dans le cas d'un communiqué de type Pull , il s'inscrit dans une stratégie de diffusion continuelle de nouvelles même si celui-ci n'a pas de valeur journalistique intrinsèque...

Les organisations doivent constamment informer leurs publics de leur existence, les sensibiliser à leur présence dans les divers milieux, en les tenant informés sur leurs développements corporatifs, événements spéciaux, stratégies d'affaires, etc.

Avec ce type de communiqué, on peut se servir du plein potentiel de l'hypertexte en offrant des références croisées à l'intérieur des communiqués...

La nature archivistique de l'Internet fait en sorte que cette stratégie Pull  peut bien fonctionner...
 
 
 
 
 
 

Relations de presse via le courrier électronique et le Web
 

Envoi d'un communiqué de presse via le courrier électronique ?
 

D'abord, s'assurer que ce mode de distribution convient au journaliste.
 

Comment ? Lui demander au gré de rencontres ou de conversations !
 
 

• Ne jamais envoyer un courrier électronique (communiqué) non-sollicité.

• Il est toujours préférable de faire des envois individuels et non en masse...

• Pour des envois "en masse" de communiqués de presse :

• Toujours utiliser, dans l'application du courrier électronique, le champ "bcc:" (Blind Carbon Copy/ ou "cci : "Copie conforme invisible) pour indiquer l'adresse électronique des destinataires. (Même principe qu'un bulletin par liste)

• Les champs "to:"  et "cc:" des destinataires sont visibles par tous (les destinataires) et peuvent être facilement identifiés.

• Les journalistes pourraient voir la liste des autres collègues à qui vous avez envoyé votre communiqué...

Le titre du message de votre courrier électronique:
des plus importants !

Écrire un titre explicite et percutant :

ÉVITEZ...

Objet: (Objet) : Communiqué de presse
Objet: Urgent et important
Objet: Nouveauté
Objet : Information
Objet : <vide>
 

• Les majuscules sont à proscrire ainsi que le point d'exclamation, le signe de dollar, etc. (SPAM)

• N'envoyez-jamais votre courriel à partir d'une adresse flottante...

Rédaction courte, lisible et efficace:
 

• Utilisez du texte brut pour l'envoi

• Désactivez l'option permettant d'envoyer une 2e copie HTML, en fichier annexé

• Si cela est nécessaire, présentez-vous dès le départ, ainsi que votre organisation; la crédibilité est très importante au premier coup d'oeil

• Quelques paragraphes courts devraient suffire pour expliquer votre histoire (2 ou 3 maximum);

• Donner envie au lecteur de lire votre communiqué en entier

• Positionner une idée forte ou originale dans chaque paragraphe

• Fournir un url à l'intérieur du courriel comme ressource d'information supplémentaire

• Toujours préciser dans le courriel en quoi consiste cette ressource dont on donne le URL. Le journaliste n'ira pas nécessairement voir par pure curiosité...

• Utilisez une signature automatique mais pas de carte de visite (vCard)

Hierarchisez les informations

Répondre aux questions classiques de la dépêche/communiqué de presse

La pyramide inversée
 

• Qui/quoi ? (Amorce-lead)
• Où ? Quand ? Comment ? (Contexte immédiat)
• Pourquoi ? (Contexte de signification) (Il est d'usage de ne pas répondre à cette question au début du communiqué)
• Paragraphe de conclusion " Boiler Plate" (Rappel/Contexte élargi)

Le contenu...

• Le ton : l'humilité est mieux perçue que l'arrogance.
• Ne pas trop donner dans l'abondance de superlatifs.
• Ne pas donner l'impression qu'on tente d'influencer le journaliste sur ce qu'il doit penser (et dire) de votre site, produit ou service.
• Fournir de l'information et des contacts, pas un argumentaire commercial...

À éviter à tout prix
 

• Les fautes de frappes (les coquilles ne pardonnent pas dans les URL!)

• Attention aux accents (plusieurs programmes de courrier électronique ne lisent pas les accents)

• Dans le doute, faire des essais ou écrire sans accents

• Ne téléphonez jamais au journaliste pour lui demander s'il a reçu le courriel envoyé il y a dix minutes...

• Ne jamais, à moins d'entente précise et  à chaque cas, envoyer de fichier annexé à votre courriel (Ex. document word) et encore moins des fichiers binaires ( son, photo ou vidéo)  même comprimés. Il est préférable d'offrir un lien à partir duquel des images en haute-résolution peuvent être télédéchargées (Ex. Galerie de photos de Radio-Canada réservée à la presse)

• Si vous connaissez le journaliste, vous pouvez faire un  suivi, i.e. un " follow-up " par courriel... dans les jours qui suivent l'envoi.

• Faites relire le communiqué par diverses personnes (si possible) avant de l'envoyer.

Trouvez l'erreur dans ce communiqué ...
 

Indiquer toutes vos coordonnées

• Nom et courriel de la personne à contacter pour info. supplémentaire
• Adresse postale ou civique
• # de téléphone, de cellulaire et de télécopieur
• URL du site pointant vers un fichier (s'il y a lieu)
• Bien inscrire où ce fichier mène...

L'envoi d'un communiqué par courrier électronique peut consister, dans le message, à inviter le journaliste à cliquer sur un hyperlien qui le mènera par la suite vers une version web plus complète du communiqué.
 

Ce lien pourrait pointer aussi vers un répertoire à l'intérieur duquel on pourrait retrouver des fichiers télédéchargeables ( graphiques, dessins, photographies ou  fichiers spéciaux : Word, PowerPoint, PDF, Excel, etc.
 

• Discours intégral du PDG devant les actionnaires lors d'une assemblée générale. (Format Word= .doc ou en HTML)

• Graphique représentant le nouvel organigramme suite à la fusion des compagnies X et Y. ( .tif, .gif, etc. )

• Version électronique du rapport annuel (.pdf )

Exemple d'une campagne ciblée de relations médias intégrant le courrier électronique et le Web

Lancement d'un modèle de véhicule tout-terrrain (VTT) de Bombardier (DS-650)
 

Suivre les indications sur la page de démonstration de GroupaXion

Source de l'opération de presse : GroupAxion http://www.groupaxion.com/demo/
 

(Prix Boomerang 1999 pour une campagne de relations publiques)
 
 

Quatre grandes qualités d'un communiqué par courrier électronique

• Être personnalisé (une proposition ciblée donne toujours de meilleurs résultats)

• Être court (ne pas imposer un texte trop long; aller à l'essentiel)

• Fournir un URL avec des informations complémentaires et plus substantielles

• Fournir tous les contacts ( nom, titre,organisation, tél. fax,cellulaire, courriel)

Paragraphie de conclusion ? (boiler-plate). Pour la version Web...