Que sont les métadonnées?
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Origine du mot et définition du concept
Le préfixe "méta" vient du grec et signifie "après" ou "ce qui dépasse, englobe". En fait, cela désigne une notion qui succède à une autre et qui la prend en considération à posteriori. Ainsi, les métadonnées sont développées à partir et en fonction de données et c'est pourquoi on les désigne souvent comme des "données sur des données" ou de "l'information sur de l'information". En fait, les métadonnées sont des balises ou des jalons qui permettent de circonscrire l'information sous toutes ses formes. "Plus précisément, c'est un ensemble structuré d'informations décrivant une ressource quelconque" (Soft Expérience). Ce sont en quelque sorte des sommaires d'information à propos de la forme ou du contenu d'une ressource.
Usages et fonctions
Les ressources décrites par les métadonnées peuvent être sur support électronique ou non et elles peuvent se présenter sous forme textuelle ou non (on pense aux artéfacts, au matériel visuel, pictural et iconographique, au matériel sonore, etc.). De plus, leur application peut se faire à différents niveaux (que ce soit au niveau d'une collection, d'une ressource unique ou de la composante d'une ressource comme par exemple le détail sonore d'un document multimédia).
Les métadonnées servent à décrire et à structurer de façon stable et uniforme l'information consignée sur différents supports documentaires. En fournissant aussi un contexte, elles permetttent" d'accéder facilement à l'information, de l'extraire et de la comprendre "(Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada). Comme le notent Weibel and Lagoze, deux chefs de file en matière de métadonnées : "[metadata] allowing access to the surrogate content that is distinct from access to the content of the resource itself" (Diane Hillmann).
Les métadonnées peuvent donc servir à localiser et décrire une ressource informationnelle en vue de faciliter et d'améliorer son repérage, sa gestion et son usage. "The main reason for metadata is to improve the management and retrieval of information" (National Library of Australia). Or, pour chaque environnement qui produit ou gère une masse documentaire, il y a des motifs particuliers qui justifient et expliquent l'élaboration de métadonnées. Par exemple, dans l'environnement des bibliothèques, les métadonnées sont couramment utilisées pour décrire les ressources selon un certain schème normalisé qui permet un repérage uniforme et efficace. Les RCAA2R et le MARC21 en sont des exemples patents. Dans l'environnement Internet, elles ont été développées pour tenter de rationaliser, de différencier et de traiter la masse phénoménale d'informations et, par conséquent, pour améliorer le repérage à l'intérieur du World Wide Web. "The wide scale adoption of descriptive standards and prac tices for electronic resources will improve retrieval of relevant resources from the "Internet commons"." (Diane Hillmann). Ainsi, en plus de faciliter la saisie et le repérage d'information structurée dans des contextes de recherche, les métadonnées peuvent aussi aider à organiser des ressources électroniques, à favoriser leur interopérabilité, à valider leur identification et à assurer leur préservation. Globalement, on s'accorde pour dire que les métadonnées peuvent être utilisées pour: (1) la description et la recherche de ressources, (2) la gestion de collections de ressources et (3) la préservation des ressources (Soft Expérience).
Types de métadonnées
Il y a donc différents types de métadonnées développés en fonction des objectifs qu'elles permettent de réaliser. On retrouve des métadonnées descriptives conçues en vue de la recherche, du repérage et de l'identification. "Elles aident alors les utilisateurs à découvrir l'existence de ressources et la nature de ce qu'ils cherchent. Les informations ajoutées à une ressources servent aussi à évaluer la ressource, à porter un jugement sur celle-ci [...]" (Soft Expérience). Il y a aussi des métadonnées de gestion (recordkeeping) qui aident à organiser, à valider puis à archiver les ressources organisationnelles et qui, avec l'avènement des documents électroniques, sont aussi considérées comme "a tool that can help ensure the meaning, manageability and longevity of records and the information they contain" (New South Wales Recordkeeping Metadata Standard). On parle également de métadonnées de préservation plus spécifiquement destinées à assurer la conservat ion à long terme de ressources électroniques. Mais peu importe les raisons spécifiques pour lesquelles les métadonnées sont utilisées, le dénominateur commun demeure le contrôle physique et intellectuel des documents en vue de leur accessibilité immédiate et future.
Composition et disposition
Les métadonnées sont des ensembles d'éléments ou d'attributs obligatoires et/ou facultatifs qui permettent un balisage généralement standardisé des ressources. Par ailleurs, la teneur de ces attributs est tributaire de la fonction pour laquelle les métadonnées sont conçues. Les métadonnées peuvent être consignées avec l'objet qu'elles concernent (comme c'est le cas pour les documents HTML) ou encore sur un support distinct. L'avantage de joindre les métadonnées à la ressource décrite est que l'on évite ainsi de les perdre, que le lien entre les métadonnées et les données est assuré et que leur mise à jour peut se faire conjointement. (Gail Hodge). Toutefois, il est parfois impossible d'intégrer les métadonnées à certaines ressources. De plus, il s'avère souvent plus facile de gérer les métadonnées lorsqu'elles sont stockées dans des bases de données indépendantes.
Par ailleurs, comme elles sont usuellement partagées par différents utilisateurs, différentes institutions ou collectivités, les métadonnées ne peuvent être attribuées aux ressources de façon arbitraire. Si leur composition était déterminée selon le bon vouloir de chacun, leur partage ou leur interopérabilité serait invalidé par l'absence de conformité. Sans règles communes et sans principes directeurs, "ces métadonnées - et donc les ressources qu'elles décrivent - rester[aient] sous-exploitées ou même totalement inexploitées" (Soft Expérience). C'est pourquoi l'adoption de standards est rapidement devenu une nécessité afin de permettre une certaine normalisation.
Normes de métadonnées
Comme plusieurs communautés usent de métadonnées pour gérer, décrire et/ou préserver leurs ressources qui sont tout aussi diversifiées, on rencontre donc plusieurs types de normes qui répondent aux exigences de chaque domaine ou de chaque format et qui établissent des conventions structurantes. C'est d'ailleurs cette ramification et cette diversification des besoins en matière de métadonnées qu'illustrent les différentes lignes du MétroMéta. Ainsi, chaque norme fait partie d'un vaste circuit de projets, d'initiatives et de standards à la fois spécialisés et englobants.
Références bibliographiques
Hillmann, Diane. Using Dublin Core. Page consultée le 8 octobre 2002. Adresse URL : http://www.dublincore.org/documents/2001/04/12/usageguide/
Hodge, Gail. Metadata made simpler. Page consultée le 6 octobre 2002. Adresse URL : http://www.niso.org/news/Metadata_simpler.pdf
Édition mise à jour en 2004: http://www.niso.org/standards/resources/UnderstandingMetadata.pdf.
National Library of Australia. Meta Matters. Page consultée le 6 octobre 2002. Adresse URL :
http://www.nla.gov.au/meta/tools.html
New South Wales Recordkeeping Metadata Standard. New South Wales Recordkeeping Metadata Standard. Page consultée le 6 octobre 2002. Adresse URL : http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/rib/rib18-en.pdf
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Consultation sur l'ébauche de la politique sur la gestion de l'information gouvernementale. Page consultée le 17 septembre 2002. Adresse URL : http://www.cio-dpi.gc.ca/ip-pi/pols/drftmgi-ebchegig/drftmgi-ebchegig_f.asp
Soft Expérience. Métadonnées : une initiation. Page consultée le 6 octobre 2002. Adresse URL : http://peccatte.karefil.com/Software/Metadata.htm